Zaproszenie na wigilię firmową: treść, termin i deklaracje

Sala zarezerwowana, menu wybrane - a potem okazuje się, że połowa zespołu dowiedziała się o wigilii z korytarza, trzy osoby przyszły z partnerami, choć nikt tego nie planował, a kuchnia nie wiedziała o dwóch dietach bezglutenowych. Zaproszenie to najmniej efektowna część organizacji wigilii firmowej, a decyduje o frekwencji bardziej niż program wieczoru.

Poniżej: kiedy wysyłać, co wpisać, gotowe wzory treści i sposób na zebranie deklaracji tak, żeby liczba gości zgadzała się z zamówieniem w sali.

Dwa komunikaty zamiast jednego

Grudniowe kalendarze zapełniają się szybko: spotkania z klientami, zamknięcie roku, przedstawienia w szkołach dzieci, wyjazdy do rodziny. Jedno zaproszenie wysłane na dwa tygodnie przed wigilią trafia na wieczór, który ktoś już zajął.

Dlatego lepiej rozdzielić komunikację na dwa etapy:

1. Zapisz datę - krótka wiadomość zaraz po potwierdzeniu terminu w sali. Data, godzina, miejsce. Nic więcej, za to jak najwcześniej.
2. Pełne zaproszenie - kilka tygodni przed wigilią, ze wszystkimi szczegółami i prośbą o potwierdzenie obecności.

Do tego jedno przypomnienie tuż przed terminem deklaracji i krótka wiadomość organizacyjna na kilka dni przed wydarzeniem.

Co wpisać w zaproszenie na wigilię firmową

Zaproszenie ma odpowiedzieć na wszystkie pytania, które inaczej trafią na skrzynkę osoby organizującej. Lista kontrolna:

• data i godzina rozpoczęcia - a jeśli część oficjalna zaczyna się później niż wejście, to obie godziny,
• godzina zakończenia - choćby orientacyjna, bo od niej zależy, czy ktoś zorganizuje opiekę do dzieci,
• adres i dojazd - przystanek, parking, czy warto zostawić samochód w domu,
• dress code - jedno zdanie wystarczy, ale brak tego zdania to najczęstsze pytanie,
• osoby towarzyszące - wprost: tak albo nie,
• termin i sposób potwierdzenia - link do formularza i data, do kiedy czekacie na odpowiedź,
• pytanie o dietę - wegetariańska, wegańska, bezglutenowa, alergie,
• kontakt - do kogo pisać z pytaniami.

Wzory treści zaproszenia

Dwa warianty do dopasowania. Nawiasy kwadratowe zastąpcie własnymi danymi.

Wersja oficjalna

Szanowni Państwo,

zarząd [nazwa firmy] serdecznie zaprasza na spotkanie wigilijne, które odbędzie się [data] o godz. [godzina] w [nazwa i adres sali].

W programie krótkie podsumowanie roku, kolacja wigilijna i wieczór przy muzyce. Przewidywane zakończenie: [godzina].

Prosimy o potwierdzenie obecności do [data] przez formularz: [link]. W formularzu można też zgłosić wymagania dietetyczne.

Strój: [np. elegancki, bez obowiązku garnituru].

Wersja swobodna

Cześć!

Kończymy rok przy wspólnym stole. Wigilia firmowa: [data], start o [godzina], [nazwa i adres sali].

Będzie kolacja, krótkie życzenia (naprawdę krótkie) i muzyka. Daj znać do [data], czy będziesz, i czy jest coś, czego nie jesz: [link].

Osoby towarzyszące: [tak / nie].

Krótka zasada: im większa firma, tym ważniejsza godzina zakończenia i informacja o dojeździe. Przy kilkuset osobach każde niedopowiedzenie zamienia się w kilkadziesiąt maili.

Jak zebrać deklaracje i diety

Odpowiedzi w mailach i na komunikatorze to prosta droga do błędu w liczbie gości. Jeden formularz z kilkoma polami rozwiązuje problem:

• będę / nie będę,
• osoba towarzysząca (jeśli dopuszczacie),
• dieta: brak, wegetariańska, wegańska, bezglutenowa, inna,
• alergie i uwagi.

Termin deklaracji ustawcie z zapasem. Zapytajcie salę, do kiedy trzeba podać ostateczną liczbę gości i liczbę porcji specjalnych, i zamknijcie formularz kilka dni wcześniej. Ten bufor przyda się na przypomnienia i na osoby, które odpowiedzą w ostatniej chwili.

Przy sali, która przyjmuje wydarzenia od określonej liczby osób, deklaracje mają jeszcze jedno znaczenie: pozwalają sprawdzić, czy zespół razem z osobami towarzyszącymi mieści się w progu. Na przykład w Times Event Center minimum przy wigilii firmowej to 100 osób - jeśli firma jest mniejsza, osoby towarzyszące mogą rozstrzygnąć, czy ten format w ogóle ma sens.

Wiadomość na kilka dni przed

Ostatni komunikat jest czysto praktyczny i oszczędza pytań w dniu wydarzenia:

• jak dojechać i gdzie zaparkować,
• o której otwierają się drzwi, a o której zaczyna się kolacja,
• czy jest szatnia (w grudniu każdy przychodzi w płaszczu),
• jak wrócić - czy firma zamawia taksówki albo transport.

Dla wigilii w Patio przy ul. Kazimierza Wielkiego 1 te informacje są stałe: sala jest około 500 metrów od Rynku i minutę pieszo od przystanku tramwajowego, nie ma własnego parkingu, a najbliższy jest płatny Parking Pegaz w sąsiednim budynku przy ul. Kazimierza Wielkiego 3. Szczegóły dojazdu i układ przestrzeni opisujemy na stronie sala Patio i dojazd.

Co dalej

Zaproszenie to jeden element przygotowań. Termin, menu, program i powrót gości do domu omawiamy we wpisie jak zorganizować wigilię firmową krok po kroku. Jeśli szukacie sali, warunki i menu świąteczne znajdziecie na stronie wigilia firmowa w sali w centrum Wrocławia.