Jak zorganizować wigilię firmową - poradnik krok po kroku

Wigilia firmowa to jedno z niewielu spotkań w roku, na które przychodzi cały zespół, a nie tylko jeden dział. Dobrze przygotowana daje to, czego nie da żadne szkolenie: rozmowy ludzi, którzy na co dzień tylko wymieniają się mailami. Poniżej przechodzimy przez kolejne decyzje - od terminu po powrót gości do domu - a na końcu osobno omawiamy wariant plenerowy.

Termin i miejsce

Planowanie zaczyna się od terminu. Najlepiej sprawdza się połowa grudnia. W ostatnim tygodniu przed świętami część osób jest już na urlopie, w drodze do rodziny albo zajęta domowymi przygotowaniami, więc frekwencja spada niezależnie od tego, jak dobra jest impreza.

Przy wyborze sali warto sprawdzić:

• dojazd - czy wszyscy dotrą bez samochodu i wrócą po kolacji,
• wielkość - czy da się swobodnie przejść między stołami i bufetem,
• akustykę - czy przy stołach da się rozmawiać, kiedy gra muzyka,
• zaplecze techniczne - nagłośnienie na życzenia i podsumowanie roku,
• miejsce do tańca - jeśli wieczór ma mieć część taneczną,
• szatnię i toalety - w grudniu każdy przychodzi w płaszczu.

Jeśli szukacie sali w centrum Wrocławia, warunki, menu i to, co jest w cenie, opisujemy na stronie sala i menu na wigilię firmową we Wrocławiu.

Menu wigilijne dla całego zespołu

Tradycyjne potrawy są podstawą, ale firmowa wigilia to nie kolacja rodzinna i nie musi trzymać się dwunastu dań. Ważniejsze jest, żeby każdy znalazł coś dla siebie. Coraz więcej osób ma swoje ograniczenia żywieniowe: nie je ryb, nie je mięsa, nie może jeść glutenu.

Klasyczne menu łatwo poszerzyć. Obok karpia dobrze sprawdza się łosoś albo pstrąg, obok pierogów z kapustą i grzybami - pierogi z soczewicą. Bufet słodki niech będzie różnorodny: makowiec, sernik, piernik. Porcje wegańskie i bezglutenowe trzeba zamówić z wyprzedzeniem, więc warto pytać o nie już przy zbieraniu potwierdzeń obecności.

Program wieczoru

Scenariusz nie musi być rozbudowany, ale powinien istnieć. Wieczór otwiera krótkie powitanie, a przemówienie zarządu nie powinno trwać dłużej niż kilka minut - krótkie wystąpienie ludzie słuchają, długie przeczekują.

Kolejność, która sprawdza się w większości firm:

1. Powitanie - krótkie i ciepłe.
2. Życzenia - czas, żeby ludzie podeszli do siebie nawzajem.
3. Kolacja - bez pośpiechu i bez przerywania jej kolejnymi punktami programu.
4. Atrakcje - dopasowane do zespołu, nie do katalogu agencji.
5. Muzyka - najpierw w tle, później do tańca.
6. Prezenty - miły akcent przed końcem wieczoru.
7. Powrót - zaplanowany, a nie zostawiony na ostatnią chwilę.

Atrakcje

Najlepiej działają te, które dają pretekst do rozmowy. Muzyk na żywo i wspólne kolędowanie przy gitarze albo pianinie budują nastrój lepiej niż głośna playlista. Fotobudka ze świątecznymi rekwizytami przełamuje pierwsze lody, a zdjęcia zostają jako pamiątka. W mniejszych zespołach dobrze sprawdzają się krótkie warsztaty robienia ozdób świątecznych.

Profesjonalny fotograf to wydatek, który się zwraca: zdjęcia z wigilii przydają się później w komunikacji wewnętrznej i w mediach społecznościowych firmy. Jak może wyglądać sala przygotowana na wieczór firmowy, pokazujemy w galerii zdjęć sali Patio.

Prezenty dla pracowników

Upominek powinien pasować do firmy i do ludzi. Zamiast standardowych koszy świątecznych warto rozważyć prezenty bardziej osobiste albo takie, które dają wybór - vouchery na wydarzenia kulturalne czy karty podarunkowe.

Usadzenie gości i powrót do domu

Plan stołów to drobiazg, który zmienia cały wieczór. Wymieszanie działów sprawia, że ludzie poznają osoby, z którymi na co dzień nie mają kontaktu. Dobrze też zostawić część miejsc bez przypisania - nie wszyscy chcą spędzić cały wieczór przy jednym stole.

Zamówione na koszt firmy taksówki albo transport po zakończeniu to wyraz troski o zespół, a przy imprezie z alkoholem - także kwestia bezpieczeństwa.

Wigilia firmowa w plenerze

Plenerowa wigilia to odważniejszy pomysł na świąteczne spotkanie. Może zostać zapamiętana na długo, ale wymaga znacznie więcej przygotowań niż kolacja w sali.

Z czym trzeba się zmierzyć

• Pogoda - grudzień bywa mroźny, deszczowy albo jedno i drugie tego samego dnia.
• Komfort termiczny - goście stoją na zewnątrz dłużej, niż zakładają.
• Oświetlenie - zimą zmrok zapada wcześnie.
• Ciepłe jedzenie - potrawy na zewnątrz szybko stygną.
• Infrastruktura - prąd, woda, toalety i miejsce do umycia rąk.
• Bezpieczeństwo - śliskie nawierzchnie i słabo oświetlone przejścia.

Miejsce, ciepło i światło

Plenerowa lokalizacja powinna łączyć otwartą przestrzeń z zadaszonym schronieniem: ogród przy hotelu, zadaszony taras albo teren eventowy z namiotem. Namiot musi mieć szczelne ściany i ogrzewanie. Na otwartej przestrzeni pomagają parasole grzewcze, nagrzewnice i przenośne paleniska, a koce i podgrzewane siedziska podnoszą komfort przy stołach.

Oświetlenie pełni dwie funkcje: zapewnia widoczność na ciągach komunikacyjnych i buduje nastrój. Girlandy świetlne, latarnie LED i projekcje świąteczne załatwiają jedno i drugie.

Catering na zewnątrz

Ciepłe potrawy w plenerze wymagają innej organizacji niż w sali. Sprawdzają się stacje live cooking, podgrzewane bemary i termosy cateringowe. Gorące napoje powinny być dostępne przez cały czas, najlepiej w kilku punktach.

Program i bezpieczeństwo

Na zewnątrz program musi być dynamiczny. Długie przemówienia i statyczne punkty programu nie mają szans, gdy goście marzną. Lepiej działają krótkie, angażujące atrakcje - wspólne ubieranie choinki, warsztaty ozdób, aktywności ruchowe - przeplatane przerwami na rozgrzanie się w ciepłym pomieszczeniu.

Lista kontrolna, której nie warto pomijać:

• plan B - zarezerwowane miejsce pod dachem,
• mobilna szatnia z wieszakami i pilnowaniem rzeczy,
• maty antypoślizgowe i oświetlenie na wszystkich przejściach,
• punkt pierwszej pomocy i znajomość planu ewakuacji,
• zgody i ubezpieczenie - impreza w plenerze często wymaga dodatkowych formalności.

Informacja dla gości

Uczestnicy muszą wiedzieć z wyprzedzeniem, że część wieczoru spędzą na zewnątrz. Dress code powinien uwzględniać zimę: ciepłe buty, warstwy, czapka. Krótka lista rekomendacji w zaproszeniu oszczędza wielu zmarzniętych gości.

Plener jako dodatek, sala jako baza

W praktyce najlepiej sprawdza się układ mieszany: krótka część plenerowa i kolacja w ogrzewanej sali, która jednocześnie jest planem B. W centrum Wrocławia taki wieczór da się ułożyć bez wynajmowania namiotu - spacer po świątecznym mieście, a potem kolacja w sali pod dachem. Jak taki wieczór policzyć, podpowiada cennik wynajmu sali i organizacji wydarzeń.

Podsumowanie

Udana wigilia firmowa to równowaga między tradycją a swobodą i między częścią oficjalną a zwykłą rozmową. Dobre jedzenie, krótki program i przemyślany powrót do domu wystarczą, żeby zespół czekał na kolejne spotkanie. Jeśli chcecie omówić termin albo menu, skontaktujcie się z nami w sprawie wigilii firmowej.