Budżet imprezy firmowej we Wrocławiu - jak go policzyć

Budżet imprezy firmowej rzadko rozjeżdża się na dużych pozycjach. Rozjeżdża się na drobiazgach, o które nikt nie zapytał przy pierwszej wycenie: czy sala jest w cenie, kto płaci za nagłośnienie, czy kwota jest netto, ile osób przyjdzie z osobą towarzyszącą. Poniżej przechodzimy przez kolejne decyzje i pokazujemy, jak policzyć budżet, który wytrzyma zderzenie z fakturą.

Od czego zacząć

Zanim padnie pierwsza kwota, warto odpowiedzieć na cztery pytania. Bez nich każda wycena będzie zgadywaniem.

• Jaki jest cel? Gala z nagrodami potrzebuje sceny i techniki, bankiet dla partnerów - dobrego menu, integracja - parkietu i programu. Cel decyduje o tym, na co pójdą pieniądze.
• Ile osób przyjdzie? To podstawa wszystkich wyliczeń, bo większość kosztów liczy się od osoby.
• Jaka forma i jak długo? Kolacja na trzy godziny i impreza do rana to dwa różne budżety, nawet przy tej samej liczbie gości.
• Co firma zapewnia sama? Własny alkohol, własny prowadzący, gadżety z magazynu marketingu - każda taka decyzja zmienia wycenę.

Jak liczy się koszt w sali eventowej

Sale liczą koszt na dwa sposoby. W pierwszym płacicie osobno za wynajem przestrzeni i osobno za catering. W drugim płacicie za osobę, a sala jest wliczona w menu. Przy porównywaniu ofert trzeba sprowadzić je do jednego mianownika, inaczej tańsza na papierze oferta okaże się droższa.

W Patio obowiązuje drugi model: wynajem sali razem z antresolami jest w cenie menu, a minimum przy każdym wydarzeniu to 100 osób. Kwoty dla firm podajemy netto, bo rozliczenie idzie na fakturę.

Pełne zestawienie z listą tego, co wchodzi w cenę, znajdziecie w cenniku wynajmu sali i organizacji wydarzeń.

Kwota wyjściowa w zależności od liczby gości

Najprostszy pierwszy krok to pomnożenie ceny za osobę przez liczbę gości. Taka kwota nie jest wyceną, tylko dolną granicą budżetu: nie zawiera dodatków ani VAT.

Ostateczną kwotę ustalamy po wyborze menu, godzin i dodatków.

Pozycje poza menu

Druga część budżetu to wszystko, czego nie ma w cenie za osobę. Przy każdej pozycji warto ustalić dwie rzeczy: kto ją zapewnia i jak jest rozliczana.

Najwięcej nieporozumień budzi technika. Scena 4 × 7 m jest w Patio w cenie, ale scena bez nagłośnienia i światła na gali nie wystarczy. Jeśli w programie są wystąpienia, nagrody albo prezentacja, technikę trzeba wpisać do budżetu od początku.

Osoby towarzyszące

Jedna decyzja potrafi podwoić budżet: czy pracownicy przychodzą sami, czy z osobą towarzyszącą. Przy imprezie z partnerami liczba gości rośnie, a razem z nią koszt menu i wymagania co do wielkości sali.

Jeśli zapraszacie z osobą towarzyszącą, lepiej sformułować zaproszenie jako “z osobą towarzyszącą” niż “z partnerem”. Wtedy osoby, które nie są w związku, mogą przyjść z przyjacielem i nikt nie czuje się wykluczony. Decyzję trzeba podjąć przed pierwszą wyceną, a nie po zebraniu potwierdzeń.

Netto, VAT i zaliczka

Wydarzenia firmowe rozliczają się na fakturę, więc w ofertach sal pojawiają się kwoty netto. Przy porównywaniu ofert sprawdźcie, czy wszystkie są podane w ten sam sposób - jedna sala może podawać netto, druga brutto.

U nas termin rezerwuje zaliczka w wysokości 20% wartości zamówienia. Warto ją uwzględnić w planie płatności, zwłaszcza gdy rezerwacja przypada na inny rok budżetowy niż samo wydarzenie.

Rezerwa i zmiany liczby gości

Liczba gości zmienia się do ostatniego tygodnia. Ktoś zachoruje, ktoś dojdzie, ktoś przyprowadzi osobę towarzyszącą, której nie było na liście. Dlatego budżet powinien mieć rezerwę na zmiany, a umowa z salą - jasny termin ostatecznego potwierdzenia liczby osób i porcji dietetycznych.

Rezerwa przydaje się też na decyzje podjęte w trakcie przygotowań: dodatkowy występ, przedłużenie zabawy, dekoracje, które pojawiły się w ostatniej chwili.

Termin a budżet

Terminy w grudniu rezerwują się najszybciej w całym roku. Firma, która szuka sali na wigilię w listopadzie, często nie wybiera już między ofertami, tylko bierze to, co zostało. Planując imprezę na koniec roku, zacznijcie od terminu, a dopiero potem dopracowujcie menu.

Dojazd i powrót gości

Lokalizacja wpływa na budżet bardziej, niż widać w ofercie sali. Impreza poza miastem oznacza autokar w dwie strony, a przy wydarzeniu wieczornym - nocleg albo zorganizowany powrót po północy. W centrum te pozycje zwykle znikają: Patio leży około 500 metrów od Rynku, minutę pieszo od przystanku tramwajowego i około 15 minut od Dworca Głównego.

Sala nie ma własnego parkingu. Najbliższy jest całodobowy Parking Pegaz w sąsiednim budynku przy ul. Kazimierza Wielkiego 3, z 173 miejscami. Nie należy do obiektu, więc koszt parkowania gości trzeba uwzględnić osobno albo zachęcić ich do dojazdu komunikacją.

Kryteria środowiskowe w zapytaniu ofertowym

Coraz więcej firm ma w zapytaniach ofertowych wymagania środowiskowe. Kilka z nich nie podnosi kosztów, a czasem je obniża:

• dokładna liczba gości - potwierdzona na czas ogranicza marnowanie jedzenia bardziej niż jakakolwiek deklaracja,
• woda w karafkach zamiast butelek jednorazowych,
• zaproszenia i agenda w wersji elektronicznej,
• gadżety użyteczne albo żadne - lepiej nie dawać nic niż przedmioty, które trafią do kosza następnego dnia,
• menu z przewagą dań roślinnych jako opcja obok menu standardowego.

Co robimy po swojej stronie - nadwyżki jedzenia, lokalni dostawcy, opakowania, menu wegańskie i zgodne z dietą planetarną - opisujemy na stronie zrównoważony rozwój w Times Event Center. Przyda się przy wypełnianiu formularzy ESG.

Podsumowanie

Budżet imprezy firmowej najlepiej liczyć w trzech krokach: cena za osobę razy liczba gości, potem pozycje poza menu, na końcu rezerwa i VAT. Przy porównywaniu ofert sprowadźcie je do tego samego modelu - z salą w cenie albo osobno, netto albo brutto.

Jeśli chcecie zobaczyć, jak wygląda to w konkretnych formułach, zajrzyjcie na strony bankiety firmowe we Wrocławiu, gale firmowe ze sceną i wigilie firmowe z menu świątecznym. Ogólne warunki dla firm opisujemy na stronie imprezy firmowe w sali na 500 osób. Wycenę netto dla Waszego wydarzenia przygotujemy po zapytaniu przez formularz kontaktowy.