Jak zorganizować pokaz mody na evencie firmowym

Pokaz mody kojarzy się z tygodniami mody i markami odzieżowymi, ale jako format eventu firmowego sprawdza się szerzej. To wydarzenie, które łączy prezentację produktu z widowiskiem i daje gościom powód do rozmowy na długo po zakończeniu. Wymaga jednak innego przygotowania niż gala czy bankiet: liczy się światło, wybieg, zaplecze dla modeli i precyzyjny scenariusz. Poniżej przechodzimy przez kolejne etapy organizacji.

Kiedy pokaz mody ma sens biznesowy

Branża modowa i lifestyle’owa. Premiera kolekcji, wejście marki na rynek, współpraca z projektantem - pokaz to naturalny format.

Branża beauty. Prezentacja makijażu, fryzur i trendów w stylizacji pokazuje produkt w działaniu, a nie na półce.

Marki premium z innych kategorii. Pokaz bywa częścią premiery produktu, na przykład samochodu albo kolekcji biżuterii, i podkreśla pozycjonowanie marki.

Wydarzenia charytatywne. Pokaz połączony z aukcją albo zbiórką przyciąga gości i media.

Cele, które firmy najczęściej stawiają przed pokazem:

• rozpoznawalność marki - relacje fotoreporterów, twórców internetowych i mediów branżowych,
• networking - klienci, partnerzy i media w jednym miejscu,
• prezentacja produktu - w ruchu i w kontekście, a nie na slajdzie,
• materiał do komunikacji - zdjęcia i wideo na miesiące publikacji.

Koncepcja

Zanim zaczniecie szukać sali, ustalcie cztery rzeczy:

• Cel - premiera, networking, zbiórka, wizerunek. Każdy wymaga innego programu.
• Grupa docelowa - klienci indywidualni, partnerzy biznesowi, media. Od tego zależy lista gości i charakter wieczoru.
• Budżet - określa skalę: liczbę modeli, rozmach scenografii, zakres PR.
• Koncepcja artystyczna - temat, nastrój, styl. Klasyczny, awangardowy, minimalistyczny - to musi być jasne, zanim powstanie scenografia.

Harmonogram przygotowań

Wybór sali

Sala na pokaz mody musi spełnić kilka warunków technicznych naraz:

• miejsce na wybieg odpowiedniej długości, z publicznością po bokach,
• wysokość pozwalająca zawiesić oświetlenie nad wybiegiem, a nie stawiać statywy obok niego,
• backstage - osobna przestrzeń na przebieralnię, makijaż i fryzury,
• zasilanie i punkty do podwieszenia sprzętu,
• klimatyzacja - mocne światło i pełna sala szybko podnoszą temperaturę,
• dojazd i parking dla gości,
• dostępność dla osób z niepełnosprawnościami.

Słupy w sali to największe ograniczenie: wyznaczają, gdzie może biec wybieg i skąd fotografowie mają widok. Dlatego przy pokazie mody sala bez słupów daje swobodę scenograficzną, której nie zastąpią dekoracje.

Wybieg

• Prosty - długi podest, publiczność po obu stronach. Klasyka.
• W kształcie litery T - z poszerzeniem na końcu, gdzie modele się zatrzymują. Więcej czasu na zdjęcia.
• Centralny - publiczność dookoła, bardziej kameralna atmosfera.
• Sceniczny - prezentacja na scenie, publiczność frontem. Najprostszy technicznie, ale mniej dynamiczny.
• Immersyjny - modele poruszają się między gośćmi. Najbardziej angażujący, wymaga dużo miejsca i dobrej choreografii.

Światło i scenografia

Oświetlenie decyduje o tym, jak wyglądają ubrania - i na żywo, i na zdjęciach. Potrzebne jest światło główne, mocne, ale nieoślepiające, światło klimatyczne budujące nastrój, a często też światło z tyłu wybiegu, które wydobywa sylwetki. Projekt oświetlenia powinien przygotować specjalista.

Tło za wybiegiem może być neutralną ścianą, ekranem z projekcją albo instalacją artystyczną. Branding marki powinien być widoczny, ale nie konkurować z kolekcją: to modele i ubrania są w centrum uwagi.

Modele

Do wyboru są trzy rozwiązania:

• Profesjonaliści z agencji - doświadczenie i pewność na wybiegu. Najwyższa jakość, najwyższy koszt.
• Osoby początkujące - kompromis między kosztem a jakością, wymagają więcej prób.
• Pracownicy firmy - autentyczność i zaangażowanie zespołu, dobre przy pokazach wewnętrznych.

Niezależnie od wyboru potrzebne są przymiarki, kilka prób choreografii i próba generalna, na której wszystko odbywa się jak na pokazie, tylko bez publiczności.

Backstage

To, co dzieje się za kulisami, decyduje o płynności pokazu. Zaplanujcie:

• przestrzeń dla modeli, makijażystów, fryzjerów i stylistów,
• lustra z dobrym oświetleniem,
• wieszaki i oznaczone miejsca na stroje każdej osoby,
• wodę i posiłek dla zespołu, który pracuje kilka godzin przed pokazem,
• koordynatora backstage’u, który pilnuje kolejności wyjść.

Muzyka

Muzyka musi pasować do kolekcji i mieć dramaturgię: wejście, kulminację, zakończenie. Zmiana utworu może oznaczać kolejną część kolekcji. Przy samym pokazie przygotowana wcześniej ścieżka daje pełną synchronizację z choreografią. DJ sprawdza się w części koktajlowej po pokazie, kiedy liczy się reagowanie na salę.

Goście, zaproszenia i PR

Listę gości warto podzielić na grupy: najważniejsi klienci, partnerzy i media w pierwszym rzędzie, pozostali goście dalej. Zaproszenie powinno podawać godzinę otwarcia drzwi i godzinę rozpoczęcia, adres, dress code i prośbę o potwierdzenie.

Komunikacja zaczyna się przed pokazem: informacja prasowa, zaproszenia dla mediów, zapowiedzi w mediach społecznościowych. W trakcie pokazu pracują fotograf i operator, a po pokazie najlepsze zdjęcia trafiają do publikacji jeszcze tego samego wieczoru albo następnego dnia.

Catering

Przed pokazem napój powitalny i krótka część koktajlowa. Po pokazie - przekąski, które da się jeść na stojąco, i bar, a przy bardziej formalnym wydarzeniu kolacja. Zawsze z opcjami bezalkoholowymi.

Co wpisać do budżetu

Koszt pokazu mody zależy od skali tak bardzo, że jedna kwota nic nie mówi. Lepiej zacząć od listy pozycji i przy każdej ustalić, kto ją zapewnia.

Ogólne zasady planowania budżetu wydarzenia firmowego opisujemy we wpisie budżet imprezy firmowej we Wrocławiu.

Najczęstsze błędy

• Za mało czasu na przygotowania - casting, scenografia i próby nie zmieszczą się w kilka tygodni.
• Oszczędzanie na świetle - złe światło sprawia, że najlepsza kolekcja wygląda przeciętnie.
• Brak próby generalnej - problemy wychodzą wtedy na oczach gości.
• Za długi pokaz - publiczność traci uwagę szybciej, niż się wydaje. Lepiej pokazać mniej sylwetek.
• Chaos za kulisami - bez koordynatora backstage’u kolejność wyjść się sypie.
• Brak planu PR - dobry pokaz, o którym nikt nie wie, nie spełnia celu.
• Niewygoda gości - za ciasno, za gorąco, brak szatni.

Pokaz mody w Patio

Patio to sala bez słupów o powierzchni 500 m² i wysokości 20 metrów. Wybieg może biec w dowolnym miejscu parteru, a oświetlenie i scenografię da się zawiesić nad nim. Sala jest klimatyzowana, ma garderoby dla występujących i obsługiwaną szatnię. Antresole nad parterem mogą być dodatkową widownią albo strefą koktajlową po pokazie.

Organizowaliśmy tu pokaz mody dla 300 osób: wybieg zbudowany na parterze, krzesła po obu stronach, a część publiczności oglądała pokaz z antresol. Sala nie ma własnego parkingu - najbliższy jest całodobowy Parking Pegaz w sąsiednim budynku. Szczegóły opisujemy na stronie sala z wybiegiem na pokazy mody we Wrocławiu, a inne formy wydarzeń dla firm na stronie imprezy firmowe w sali na 500 osób. Termin i warunki ustalimy po zapytaniu przez formularz kontaktowy.