Jak zaplanować galę firmową - harmonogram i scenariusz

Gala firmowa to wydarzenie, w którym wszystko dzieje się na oczach wszystkich. Nagrody wręczane są na scenie, przemówienia słychać w całej sali, a każde opóźnienie widzą setki osób. Dlatego gala wymaga więcej planowania niż bankiet czy impreza integracyjna. Poniżej przechodzimy przez kolejne etapy przygotowań, od pierwszej decyzji po podziękowania wysłane dzień później.

Kiedy organizuje się galę

Gala ma sens wtedy, gdy firma chce coś pokazać publicznie. Najczęstsze okazje to:

• jubileusz firmy - okrągła rocznica działalności,
• wręczenie nagród - dla pracowników, partnerów albo klientów,
• zakończenie konferencji - wieczór galowy jako finał kilkudniowego wydarzenia,
• otwarcie - nowa siedziba, oddział, marka,
• gala charytatywna - z aukcją lub zbiórką,
• podsumowanie roku - z wynikami i planami na kolejny.

Jeśli żadna z tych okazji nie pasuje, a celem jest po prostu wspólny wieczór, lepiej sprawdzi się bankiet albo integracja.

Harmonogram przygotowań

Najwcześniej trzeba zarezerwować salę, zwłaszcza przy terminach w grudniu i czerwcu. Od daty zależy wszystko inne: dostępność artystów, prowadzącego i ekipy technicznej.

Krok 1: cel i charakter gali

Zanim powstanie scenariusz, warto spisać jednym zdaniem, po co jest ta gala. Wzmocnienie wizerunku wobec klientów, podziękowanie pracownikom, docenienie partnerów, pozyskanie inwestorów - każdy z tych celów prowadzi do innej listy gości, innego tonu przemówień i innego programu.

Od celu zależy też skala. Gala dla zarządu i najważniejszych partnerów wygląda inaczej niż gala dla kilkuset pracowników z rodzinami.

Krok 2: budżet

Budżet gali składa się z dwóch części: kosztu za osobę (menu, obsługa, sala) i pozycji stałych, które nie zależą od liczby gości (technika, scenografia, prowadzący, artyści). Przy gali druga część jest wyraźnie większa niż przy bankiecie, bo program sceniczny wymaga sprzętu i ludzi.

Jak rozpisać budżet krok po kroku, wyjaśniamy we wpisie budżet imprezy firmowej we Wrocławiu. Warunki gali w Patio wyglądają tak:

Zawsze zostawcie rezerwę na decyzje podjęte w trakcie przygotowań: dodatkowy występ, przedłużenie wieczoru, zmiany liczby gości.

Krok 3: wybór sali

Przy wyborze miejsca na galę warto sprawdzić kilka rzeczy, o które łatwo zapomnieć na etapie oglądania zdjęć.

• Dojazd - czy goście dotrą komunikacją i wrócą po północy.
• Parking - czy jest na miejscu, czy w pobliżu, i kto za niego płaci.
• Pojemność - sala za mała to tłok, za duża sprawia, że gala wygląda pusto.
• Scena i technika - co jest na stałe, co trzeba dowieźć, kto to obsługuje.
• Wysokość - od niej zależy, czy światło i scenografię da się zawiesić nad gośćmi.
• Catering - czy sala ma własną kuchnię, czy pozwala na zewnętrzną firmę.
• Godziny - kiedy można wejść z montażem i do której trwa wydarzenie.
• Dostępność - winda, podjazd, toaleta dla osób z niepełnosprawnościami.

W Patio scena stoi na stałe, a wysokość sali, 20 metrów, pozwala podwiesić oświetlenie i scenografię nad gośćmi. Przy stołach okrągłych na parterze usiądzie 220 osób, a w układzie teatralnym 300. Szczegóły opisujemy na stronie gale firmowe we Wrocławiu - sala ze sceną.

Krok 4: menu

Na gali menu musi współgrać ze scenariuszem. Trzy formuły sprawdzają się najczęściej:

• Menu zasiadane z serwisem do stołu - najbardziej eleganckie, pozwala kontrolować tempo wieczoru i zaplanować część oficjalną między daniami.
• Menu zasiadane z wyborem dania głównego - goście deklarują wybór wcześniej, przy potwierdzeniu obecności.
• Bufet - bardziej swobodny, dobry na gale o luźniejszym charakterze, ale trudniej wtedy zgrać kolację z programem na scenie.

Typowy układ to przekąski na powitanie, przystawka, zupa, danie główne z wyborem mięsa, ryby i opcji wegetariańskiej, deser, a w części tanecznej przekąski na stojąco. Diety specjalne zbierajcie razem z potwierdzeniami obecności.

Bar to osobna decyzja. Firma może zamówić go razem z menu albo wnieść własny alkohol.

Krok 5: scenariusz wieczoru

Dobry scenariusz to kręgosłup gali. Prowadzący, kuchnia, obsługa i technika muszą wiedzieć, co dzieje się w każdym momencie. Przykładowy przebieg:

1. Powitanie - recepcja, szatnia, napój na start, zdjęcia przy ściance.
2. Otwarcie - prowadzący zaprasza do stołów i zapowiada wieczór.
3. Przemówienie otwierające - krótko: cel gali i podziękowanie za przybycie.
4. Kolacja, część pierwsza - przystawka, zupa, danie główne, muzyka w tle.
5. Część oficjalna - nagrody, prezentacje, film podsumowujący, w jednym bloku.
6. Deser i występ - artysta albo krótki pokaz, który rozluźnia atmosferę po części oficjalnej.
7. Otwarcie parkietu - symboliczny moment, potem DJ lub zespół.
8. Zakończenie - podziękowanie i drobny upominek na wyjście.

Najczęstszy problem to część oficjalna, która się rozrasta. Każdy nagradzany chce powiedzieć kilka słów, każdy członek zarządu chce zabrać głos. Ustalcie limity z wyprzedzeniem i trzymajcie się ich.

Krok 6: oprawa wizualna

Goście zapamiętują to, co widzą przy wejściu. Najważniejsze elementy oprawy:

• strefa rejestracji - lista gości, ścianka do zdjęć, identyfikacja wydarzenia,
• dekoracja stołów - obrusy, kompozycje, winietki z nazwiskami,
• scena - tło do przemówień, oświetlenie punktowe, ekran,
• światło w sali - podświetlenie ścian w kolorach firmy zmienia odbiór przestrzeni bardziej niż dekoracje,
• branding - spójny na zaproszeniach, menu, winietkach i ekranie, ale dyskretny.

Określcie też dress code i podajcie go w zaproszeniu. Najczęstsze warianty to black tie, cocktail attire, business formal i smart casual. Im ważniejsza okazja, tym bardziej formalny strój.

Krok 7: oprawa artystyczna

Do kolacji i części oficjalnej pasuje muzyka, która nie zagłusza rozmów: trio jazzowe, pianista, wokalistka z akompaniamentem. Do części tanecznej potrzebny jest DJ z doświadczeniem w imprezach firmowych albo zespół coverowy. Dobrze działa też połączenie: zespół gra kilka setów, a DJ prowadzi zabawę pomiędzy nimi.

Atrakcje dodatkowe - iluzjonista, tancerze, fotobudka, rysownik - najlepiej zaplanować na przerwę między kolacją a parkietem, kiedy energia sali naturalnie spada.

Krok 8: zaproszenia

Zaproszenie na galę powinno trafić do gości z kilkutygodniowym wyprzedzeniem i zawierać datę, godzinę, adres, dress code, program oraz prośbę o potwierdzenie. Najważniejszym gościom warto wysłać wersję papierową, pozostałym elektroniczną. Tydzień przed galą przypomnienie, dzień przed - krótka informacja o dojeździe i parkingu.

Krok 9: logistyka w dniu gali

• Koordynator - osoba, która pilnuje scenariusza. Nie gospodarz: gospodarz rozmawia z gośćmi.
• Plan awaryjny - na spóźnionego artystę, awarię projektora, zmianę kolejności wystąpień.
• Opieka nad gośćmi specjalnymi - ktoś, kto ich wita i przedstawia.
• Szatnia - zimą to pierwszy punkt kontaktu z salą. W Patio jest obsługiwana szatnia na 500 miejsc.
• Powrót - informacja o komunikacji i taksówkach, przy gościach spoza miasta - o hotelach w pobliżu.

Krok 10: po gali

Następnego dnia krótkie podziękowanie do gości. W ciągu tygodnia zdjęcia i film, a potem ankieta: co się podobało, co poprawić. Te odpowiedzi są najcenniejszym materiałem przy planowaniu kolejnej gali.

Najczęstsze błędy

• Zbyt późna rezerwacja sali - najlepsze terminy znikają pierwsze.
• Za długa część oficjalna - goście przeczekują ją, zamiast słuchać.
• Za krótki wieczór - gala, która kończy się zaraz po deserze, zostawia poczucie pośpiechu.
• Brak koordynatora - gospodarz biegający za kulisami nie rozmawia z gośćmi.
• Brak dress code’u - mieszanka strojów wygląda przypadkowo.
• Brak informacji o dojeździe - goście szukają parkingu zamiast być na powitaniu.

Gala w centrum Wrocławia

Patio przy ul. Kazimierza Wielkiego 1 leży około 500 metrów od Rynku. Najbliższy parking to całodobowy Parking Pegaz w sąsiednim budynku. Organizowaliśmy tu między innymi galę dla 200 osób przy okrągłych stołach z występem artystycznym i bankiet dla 400 gości z pokazem akrobatycznym wykorzystującym wysokość sali - więcej na stronie realizacje wydarzeń. Termin i wycenę netto podamy po zapytaniu przez formularz kontaktowy.